آیا از نوشتن فاکتور خسته شدهاید؟
اگر صاحب کسبوکاری هستید یا خدماتی به مشتری ارائه میدهید، مطمئنا با فاکتورنویسی سروکار داشتهاید. هرچه حجم کار شما بیشتر و کسبوکارتان بزرگتر باشد، حجم فاکتورهای صادره نیز بیشتر خواهد بود و کار مدیریت آنها پیجیدهتر میشود.
به این فکر کنید که مجبور باشید روزانه صدها فاکتور بنویسید یا آخر هر هفته و ماه، از میزان فروش یا خدمات خود گزارش بگیرید، چقدر باید برای این کار زمان بگذارید؟ به چند نفر نیروی کمکی احتیاج دارید؟ اگر در اوج ترافیک کاری، چند صورتحساب فراموش یا گم شوند …
سیناپردازش با ارائه انواع نرمافزارهای اداری، مالی و اصناف، خدمت بزرگی به کسبوکارهای کوچک و بزرگ کرده تا امور کاری خود را بهراحتی، کاملا حرفهای مدیریت کنند. یکی از زیرمجموعه نرمافزارهای اتوماسیون اداری سیناپردازش، نرمافزار صدور فاکتور غزال است که به شما در مدیریت فاکتورهای فروش، کالاها، انبارگردانی و مشتریان کمک میکند.
در ادامه با ویژگیها و امکانات آن بیشتر آشنا خواهید شد. ابتدا فاکتور، انواع آن و مصائب فاکتورنویسی دستی را با هم مرور کنیم.
نرمافزار صدور فاکتور غزال
همانطور که در ابتدای این مطلب گفته شد، نرمافزار صدور فاکتور غزال، کاری از شرکت سیناپردازش، مدیریت فاکتورهای شما را بسیار آسان کرده است. شما میتوانید بهراحتی و بدون داشتن دانش تخصصی حسابداری، کالاها و خدمات خود را دستهبندی کرده و از آنها گزارش تهیه کنید.
نرمافزار صدور فاکتور غزال چطور کار شما را راحت میکند؟
از ویژگیهای نرمافزار صدور فاکتور غزال میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
-
- ارائه، چاپ و مدیریت فاکتور و پیشفاکتور
- مدیریت کالاهای موجود در انبار
- گزارشگیری از فاکتورها و موجودی انبار
- کارتکس انبار
- مدیریت مشتریان، پرداختی آنها
- ثبت اسناد حسابداری
- مدیریت حسابهای بانکی
- وجود قالبهای پیشفرض و امکان تعریف مدلهای سفارشی
- امکان ضمیمه امضا
- امکان اتصال پنل و دستگاه پیامک، کالرآیدی و پوز برای ارسال پیام به مشتریان
- امکان اتصال به نرمافزار حسابداری محض
- مغایرتگیری از فاکتورها
- پشتیبانگیری دومرحلهای
- امکان رمزگذاری برای بالابردن امنیت
- امکان تعریف شرکتهای مختلف
شما میتوانید این نرمافزار را بدون هیچ واسطهای به بارکدخوان وصل کرده و کار خود را راحتتر کنید. به علاوه میتوانید با ایجاد باشگاه مشتریان، رابطه کسبوکار خود را با مشتریان بهبود ببخشید.
نرمافزار غزال نسخههای مختلفی داشته که در ارائه خدمات کمی با یکدیگر تفاوت دارند. برای اینکه بدانید، کدام نسخه با کسبوکار شما تناسب بیشتری دارد، اینجا را بخوانید.
آموزش و پشتیبانی تمامی نرمافزارهای سیناپردازش برای جلب رضایت حداکثری مشتری، فرصتی مناسب برای تهیه این نرمافزار و خلاصشدن از نوشتن فاکتورهای دستی است.
انواع فاکتور
فاکتور یک سند تجاری برای عقد نوعی قرارداد یا ثبت یک معامله بین فروشنده و خریدار کالا یا خدمات است که به دو صورت رسمی و غیررسمی تهیه میشود. فاکتور رسمی نسخه سوم قرارداد است که به تائید اداره مالیات میرسد و معمولا استفاده از نوع غیررسمی آن در کسبوکارهای کوچک متداول است.
نکته مهم در ارتباط با فاکتور رسمی، تطابق آن با تصویر مشخصشده در ماده ۱۹ قانون مالیات بر ارزش افزوده است. اگر میخواهید فاکتوری رسمی صادر کنید، باید توجه داشته باشید که چاپ شماره سریال باید بهصورت افست یا ملخی و به رنگ قرمز و کمی برجسته باشد تا از سوی ممیزی دارایی به رسمیت شناخته شود.
ارائه فاکتور رسمی برای کسبوکارهایی که مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده هستند، الزامی است.
فاکتورها معمولا در دو نوع کاغذ سربرگدار یا بدون سربرگ نوشته میشوند که انواع بدون سربرگ آن رایجتر است و کاغذ سربرگدار بهصورت سفارشی برای کسبوکارها آماده میشود.
در صورتی که تمامی قسمتهای آن بهدرستی تکمیل شده باشند، میتوان آن را سندی حقوقی محسوب کرد که این مشخصات عبارتند از:
-
- شماره (برای هر خرید شمارهای یکتا اختصاص داده میشود)
- تاریخ
- اطلاعات کسبوکار
- اطلاعات مشتری
- توضیحات کالا یا خدمات ارائهشده شامل نوع، تعداد و قیمت هر کدام
- جمع کل
- امضای طرفین که شاید مهمترین اصل در اعتبار یک فاکتور به شمار رود.
پیشفاکتور نیز نمونه اولیهای از فاکتور است که به درخواست خریدار، فروشنده پیشنهاد خود را با قیمت و مدت اعتبار مشخص صادر میکند.
فاکتور دستی
پیش از ظهور نرمافزارهای مدیریت و اتوماسیون، تمامی کارهای اداری، با حضور کارمندان متعدد، صرف زمان بسیار و بعضا با خطاهای انسانی زیاد انجام میشد اما این نرمافزارها کار را برای کارمندان آسان و سریع و برای صاحبان کسبوکار دقیق و بهصرفه کردند.
برای مدیریت یک کسبوکار، فاکتور دستی باید بر روی کاغذ نوشته و به مشتری تحویل داده میشد که خرید کاغذ یا چاپ آن، فرد مسئول این کار و رساندن آن به مشتری بسیار هزینهبر بود. گاهی نیز کالایی به مشتری فروخته میشد اما متاسفانه موجودی آن در انبار تمام شده بود، در این مواقع راضیکردن خریدار و حفظ اعتبار فروشنده کاری دشوار بود.
در پایان ماه نیز حسابداری تمام امور مالی، گزارش هزینه و درآمد، بدهیها و طلبها، انبارگردانی باید توسط حسابداری زبده انجام میشد که کاری سخت و زمانبر بود.
اما الان تنها با یک کلیک میتوان از مزایای نرمافزار چاپ فاکتور بهره برد.
