تنظیمات در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
تنظیمات در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی: در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش شما قادر خواهید بود تا تنظیمات نرم افزار را به دلخواه خود تغییر داده و با تنظیمات جدید به کار کردن به نرم افزار ادامه دهید. این تنظیمات تمامی قسمت های نرم افزار را اعم از چاپ و غیره شامل می شود.
برای ورود و تغییر تنظیمات نرم افزار دبیرخانه سروش می‌بایست برروی دکمه تنظیمات کلیک کرد.
در پنجره باز شده شما می توانید تنظیماتی که دوست دارید را برای نرم افزار خود اعمال نمائید. تنظیماتی اعم از تنظیمات شماره نامه، مسیر فایلهای خروجی، کلیک های موس در نرم افزار و …
با کلیک بر روی دکمه‌ی تنظیمات چاپ می توانید وارد بخش تنظیمات چاپ نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش شوید و تنظمات این بخش را به دلخواه خود تغییر دهید. در انتها می‌بایست پس از تغییرات برای ثبت آنها برروی دکمه ذخیره کلیک نمائید.
راهنمایی در رابطه با اسکن امضاء در نرم افزار:
با کلیک بر روی دکمه اسکن امضاء می توانید امضاء خود و یا مدیریت مجموعه خود را وارد نرم افزار نمائید تا بتوانید در زمان چاپ نامه از این امضاء استفاده نمائید و امضاء را در انتهای نامه خود درج نمائید.
تقسیم بندی نامه ها:
نامه‌ها را در یک تقسیم‌بندی کلی می‌توان به دو دسته‌ی داخلی و بیرونی تقسیم کرد. نامه‌های داخلی نامه‌هایی هستند که بین افراد و واحدهای مختلف داخل یک سازمان رد و بدل می‌شوند.
نامه‌های بیرونی، به یک سازمان یا شرکت دیگر ارسال می‌شوند. وزارتخانه و نهادهای دولتی، شرکت‌های مشتری و تأمین‌کنندگان، از جمله کسانی هستند که شما خطاب به آنها نامه می‌نویسید.
رسمی‌ترین نامه های اداری نامه‌های بیرونی هستند. نامه نگاری درون‌سازمانی نسبتاً منعطف‌تر و ساده‌تر است و ساختار و چارچوب آن، تا حدی تابع بزرگی سازمان و درجه‌ی رسمیت آن است.
توجه ما در این درس، معطوف به نامه‌های کاملاً رسمی است. بدیهی است که به مرور زمان و با کسب تجربه، خواهید آموخت که در برخی از نامه‌ها – خصوصاً نامه‌های داخلی – می‌توانید بخشی از این توصیه‌ها را کنار بگذارید و به آنها عمل نکنید.
ممکن است این سوال برایتان ایجاد شده باشد که اگر از طرف خودتان به عنوان یک شخص، برای یک شرکت یا سازمان نامه ارسال کنید، آیا نامه‌ی شما هم یک نامه‌ی اداری محسوب می‌شود؟ یا باید آن را یک نامه‌ی عمومی شخصی در نظر گرفت؟
وقتی نامه‌ای را به صورت شخصی می‌نویسید و به یک اداره تحویل می‌دهید، در آن اداره تشریفات ثبت انجام می‌شود و برای نامه‌ی شما، شماره‌ی ثبت صادر می‌کنند.
در این لحظه، نامه‌ی شما از یک نامه‌ی عمومی به یک نامه‌ی اداری تبدیل می‌شود و پیام شما داخل آن سازمان، «معنا» پیدا می‌کند.
همه‌ی نامه‌ها را نمی‌توان در دو گروه نامه‌ی دستوری و نامه‌ی درخواستی طبقه‌بندی کرد. نامه‌هایی هم هستند که برای هماهنگی، اطلاع‌رسانی و هدف‌های دیگر ارسال می‌شوند.
اما بیشترین حجم نامه های اداری به نامه‌های درخواستی و نامه‌های دستوری اختصاص دارد و ما هم در این مقاله، چارچوب این دو نوع نامه را مد نظر داشته‌ایم.
نامه‌های درخواستی معمولاً از موضع پایین به بالا و نامه‌های دستوری از موضع بالا به پایین نوشته می‌شوند. نشانه‌های فراوانی هم در لحن و متن و محتوای نامه وجود دارد که بر اساس آنها به سادگی می‌توان نوع نامه را تشخیص داد.
