پرونده و پوشه در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
پرونده و پوشه در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی: در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش شرکت سیناپردازش شما می توانید نامه های خود را در پوشه و پرونده های خود ذخیره سازی نمائید تا نظم بیشتری به بخش دبیرخانه خود دهید. برای اینکار می بایست ابتدا پرونده و پوشه های خود را در این نرم افزار ایجاد نمائید تا بعد از آن نامه هارا به این پرونده و پوشه های ایجاد شده اختصاص دهید.
برای ایجاد پرونده و پوشه در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش می‌بایست ابتدا برروی دکمه “پرونده/پوشه” کلیک کنید.
در پنجره‌ی باز شده شما می توانید اطلاعات پرونده و پوشه های موردنظر خود را وارد نمائید. شما می‌بایست با توجه به کادرهای تعریف شده اطلاعات خواسته شده پرونده و پوشه های خود را وارد نمائید و سپس برای ذخیره وثبت آن ها برروی دکمه “افزودن” کلیک کنید.
در این پنجره شما قادر به انجام عملیات متفاوتی برروی اطلاعات خود می‌باشید. با توجه به دکمه های تعبیه شده در این پنجره شما می توانید عملیات مدنظر خود را برروی اطلاعات ذخیره شده انجام دهید.
عملیاتی مانند تغییر، حذف، گزارشگیری و غیره …
همچنین شما قادر خواهید بود درصورتیکه پرونده و پوشه های شما نیازی به داشتن فایل ضمیمه داشت، فایل ضمیمه‌ی خود را به نرم افزار اضافه کرده و برروی اطلاعات ثبت شده ذخیره نمائید که اینکار را توسط دکمه “فایل ضمیمه” در پایین پنجره “پرونده/پوشه” می توانید انجام دهید.
و همینطور شما می توانید در بین اطلاعات ذخیره شده خود جست و جو نمائید و یا از این اطلاعات خروجی اکسل تهیه و برروی سیستم کامپیوتری خود ذخیره کنید.
تقسیمات نامه:
به طور کلی نامه نگاری را در زبان انگلیسی تحت دو گروه کلی مورد بررسی قرار می دهند:
الف) شخصی
ب) کاری
از نظر دقت و بررسی اصولی امروزه تقسیم بندی به صورت زیر انجام می گیرد تا تفاوت های اساسی و دقیق بین آن ها مشخص و متمایز گردد:
۱- گروه نامه نگاری تجاری، اداری و خصوصی، غیر رسمی
۲- گروه نامه نگاری مخصوص بانوان و آقایان
حال به تقسیم بندی دقیق و کامل این دو گروه در زیر توجه کنید:
نامه نگاری:
۱- تجاری- اداری
۲- خصوصی – غیررسمی
۳- بانوان
۴- آقایان
نامه نگاری تجاری – اداری: شامل تقسیم بندی زیر هستند:
نامه نگاری بین کارفرمایان و کارکنان، نامه هایی از/به مسافرین تجاری، استعلام، جواب به استعلام ها، نامه های فروش و اعلان و آگهی ها، سفارشات و اجرای سفارشات، بسته بندی و ارسال کالا، تنظیم فاکتور، حمل و نقل کالا، بانکداری و پرداخت ها در تجارت خارجی، بیمه، نامه های حسن نیت، نمایندگی ها، تلگرام و تلفکس، اموردفتری، هتل ها و سفرها.
نامه نگاری خصوصی –غیررسمی: شامل تقسیم بندی زیر هستند:
نامه های والدین، نامه های دانشجویان به مقامات آموزشی، نامه های درخواست کار و استخدام، نامه هایی از/به دبیران باشگاه ها، نامه هایی در رابطه با مسائل مالی، سرمایه گذاری ها و خرید منزل و …، نامه هایی در مود بیمه، نامه هایی درباره‌ی تعطیلات و سفرها.
نامه نگاری عموما به دو دسته زیر تقسیم می شوند:
الف- اجتماعی (خصوصی و دوستانه):
دعوت‌ها، نامه های تبریک و تهنیت، نامه های تسلیت و همدردی، خبرهای تولد و نامزدی و ازدواج، خبرهای بیماری و درگذشت، توصیه ها و معرفی ها، درخواست های متفرقه.
ب- کاری:
درخواست برای استخدام و کار، کسب اطلاعات و معرف ها در رابطه با استخدام، مالی و حقوقی و تجاری، مستغلات.
