پیش گزیده ها در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
پیش گزیده ها در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی: در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش شرکت سیناپردازش شما می توانید برای دبیرخانه خود گروه بندی و طبقه بندی های دلخواه خود را برای نظم و ترتیب بیشتر نامه های خود ایجاد کنید تا در زمان ثبت نامه بتوانید هریک از آن ها را به گروه خود تخصیص دهید. این کار علاوه بر نظم بیشتر سیستم دبیرخانه کمک شایان و قابل توجهی به گزارشگیری های شما هم می کند.
برای ایجاد گروه بندی و طبقه بندی های دلخواه خود در این نرم افزار شما می بایست ابتدا برروی گزینه “پیش گزیده ها” کلیک کنید.
در پنجره باز شده شما می توانید یکی از گزینه های اجزاء گروهبندی و یا اجزاء طبقه بندی را انتخاب نمائید.
با کلیک بر روی اجزاء گروهبندی در پنجره باز شده شما می توانید گروه های مورد نظر برای دبیرخانه خود را ایجاد نمائید.
گروه بندی:
در بخش “نوع گروهبندی” قادر خواهید بود انتخاب کنید این گروهبندی ها را برای کدام یک از بخش های نرم افزار ایجاد خواهید کرد. شما می توانید یکی از گزینه های “پرونده ها”، “فایلها” و “نامه ها” را انتخاب کنید.
بعد از انتخاب بخش مورد نظر می‌بایست یک نام برای گروه خود در بخش نام گروه بندی انتخاب نمائید و سپس برای ثبت آن برروی دکمه افزودن کلیک کنید. در این بخش شما قادر خواهید بود گروه های خود را به دلخواه تغییر دهید و یا حذف کنید.
با کلیک برروی اجزاء طبقه بندی در پنجره‌ی باز شده شما می توانید گروه های مورد نظر برای دبیرخانه خود را ایجاد نمائید.
طیقه بندی:
در بخش “نوع طبقه بندی” قادر خواهید بود انتخاب کنید این گروهبندی ها را برای کدام یک از بخش های نرم افزار ایجاد خواهید کرد. شما می توانید یکی از گزینه های “پرونده ها”، “فایلها” و “نامه ها” را انتخاب کنید.
بعد از انتخاب بخش مورد نظر می بایست یک نام برای طبقه خود در بخش نام طبقه بندی انتخاب نمائید و سپس برای ثبت آن برروی دکمه “افزودن” کلیک کنید. در این بخش شما قادر خواهید بود گروه های خود را به دلخواه تغییر دهید و یا حذف کنید.
اطلاعات طبقه‌بندی شده یا نامه های طبقه بندی شده ،اطلاعات حساسی اند که بر پایه‌ی قانون یا مقررات داخلی موسسات و شرکت های مالک آن، دسترسی به آن برای گروه خاصی منع شده است. گاه اصطلاح «نامه های طبقه‌بندی‌شده» یا «اطلاعات محرمانه» نیز در این مورد به کار می‌رود. تقریبا همه‌ی دولت ها ضوابطی برای طبقه بندی نامه ها و اطلاعات دارند. بسیاری از شرکت های خصوصی نیز برای حفاظت از اطلاعات مالی و فنی خود نوعی نظام طبقه بندی دارند.
در نظام دولتی ایران معمولاً اطلاعات طبقه بندی شده چهار دسته هستند.
- محرمانه
- خیلی محرمانه
- سری
- کاملا سری
طبقه اول : اسنادی است که افشای غیرمجاز آن ها به اساس حکومت و مبانی دولت ضرر جبران ناپذیری برساند.
طبقه دوم : اسنادی است که افشای غیرمجاز آن ها منافع عمومی و امنیت ملی را دچار مخاطره کند.
طبقه سوم :اسنادی است که افشای غیرمجاز آن ها نظام امور سازمان ها را مختل و اجرای وظائف اساسی آن ها را ناممکن کند.
طبقه چهارم : اسنادی است که افشای غیرمجاز آن ها موجب اختلال امور داخلی یک سازمان شود یا با مصالح اداری آن سازمان مغایر باشد.
