نامه های صادره در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
نامه های صادره در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی: در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش شرکت سینا پردازش شما می توانید تمامی نامه های صادره خود را ثبت و ذخیره نمائید. نامه های صادره به نامه هایی گفته می شود که از موسسه و یا شرکت شما خارج و به مقصدی دیگر ارسال می گردد. نامه های صادره همانند نامه های وارده از اجزاء مختلفی مانند مشخصات ارسال ( مشخصات مبداء و مقصد نامه ) و همچنین مشخصات اصلی و بدنه نامه ( متن اصلی، موضوع، رونوشت ها و غیره ) تشکیل شده اند که شما در این نرم افزار می توانید تمامی این اطلاعات را برای این نامه ها وارد و در نرم افزار ذخیره نمائید.
برای ثبت نامه صادره ابتدا می بایست برروی گزینه “ثبت نامه ها” کلیک کرد.
در پنجره باز شده می بایست گزینه “نامه های صادره” را انتخاب نمائید.
در پنجره جدید می بایست تمامی اطلاعات خواسته شده در رابطه با نامه صادره خود را با توجه به فیلدهای موحود در نرم افزار وارد نمائید.
در بخش اول شما می توانید اطلاعات اولیه که شامل اطلاعات ارسال ( مبداء و مقصد ) می باشد را وارد نمائید. این اطلاعات شامل اطلاعاتی همانند شماره نامه، تاریخ و تعداد برگ های نامه، گیرنده نامه، اولویت و طبقه بندی، پیوست نامه و غیره می باشد.
بخش بعدی، بخش اطلاعات و بدنه اصلی نامه صادره می باشد که شامل بخش هایی از جمله، موضوع، متن نامه و غیره می باشد.
پس از وارد کردن اطلاعات لازم برای ثبت و ذخیره نامه در نرم افزار می بایست برروی دکمه افزودن کلیک کرد تا اطلاعات وارد شده در نرم افزار ذخیره گردند.
شما می توانید با توجه به دکمه های تعبیه شده در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش اعمال متخلفی از جمله ( حذف، ویرایش، چاپ نامه، گزارشگیری و غیره ) را انجام دهید.
ممکن است در استفاده طولانی مدت از نرم افزار نامه های زیادی در نرم افزار ثبت شده باشند و لیست نمایش اطلاعات نامه های ثبت شده بسیار شلوغ شود. برای اینکه بتوانید این لیست را خلوت کنید و نامه هایی را که از آن ها برای مدت طولانی استفاده نخواهید کرد را از لیست پنهان نمائید تا به موقع بتوانید آن هارا ببینید و استفاده نمائید، در نرم افزار برای شما امکانی طراحی شده است که بتوانید این کار را با فعال نمودن تنها یک تیک انجام دهید.
شما می توانید با تیک دارکردن گزینه بایگانی شده که در بالای پنجره نامه های صادره قرار دارد نامه های دلخواه خود را از لیست نامه های موجود در نرم افزار پنهان نمائید تا بتوانید این لیست را بهتر مدیریت نمائید. همچنین اگر زمانی به این نامه ها نیاز داشتید می توانید تیک گزینه نامه های بایگانی شده در پایین پنجره را فعال نمائید تا نامه های بایگانی شده در لیست نامه ها نمایش داده شوند.
شما می توانید بعد از ثبت و ذخیره نمودن نامه های خود وضعیت آنها را تغییر دهید که اینکار باعث می شود شما بتوانید در زمان گزارشگیری، گزارش های دقیقتر و بهتری داشته باشید.
شما می توانید ضمائم و پیوست های نامه های خود را از طریق دکمه ضمائم وارد نرم افزار کرده و برروی نامه مربوطه ثبت و ذخیره نمائید. برای اینکار می بایست برروی این دکمه کلیک کنید و در پنجره باز شده با کلیک برروی دکمه جدید می بایست به محل ذخیره سازی فایل پیوست در سیستم کامپیوتر خود مراجعه کرده و فایل را در نرم افزار فراخوانی نمائید.
توجه داشته باشید که فایلی که شما به عنوان پیوست می خواهید وارد نرم افزار نمائید می بایست حتما نام و مسیر ذخیره سازی آن کاراکتر انکلیسی و یا عدد باشد. وجود هرگونه کاراکتر فارسی در این دوبخش فایل ضمیمه باعث خواهد شد فایل شما خراب شود و ناقص ذخیره گردد و در مراجعات بعدی این فایل باز نگردد.
همچنین می توانید بین نامه های ثبت شده در نرم افزار جست و جو نمائید و از لیست این نامه ها گزارش اکسل تهیه نمائید و برروی سیستم خود ذخیره کنید.
